Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Zur Anstellung in Teil- oder Vollzeit (30-37,5 Stunden/Woche) ab sofort

Deine neuen Aufgaben bei uns:

Du unterstützt die Geschäftsführung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass Aufgaben, Termine und Informationen zuverlässig zusammenlaufen.

Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:

• Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und internen Abläufen
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings
• Bearbeitung, Koordination und Priorisierung von E Mails, Anfragen und Korrespondenz
• Erstellung und Aufbereitung von Schreiben, Präsentationen, Übersichten und Unterlagen
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben der Geschäftsführung
• Wiedervorlagen, Fristenkontrolle und Nachhalten offener Aufgaben
• Kommunikation mit Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und externen Dienstleistern
• Unterstützung bei der Planung und Umsetzung interner Projekte
• Recherche und Aufbereitung von Informationen als Entscheidungsgrundlage
• Koordination kleinerer Projekte und eigenständige Übernahme definierter Aufgabenbereiche
• Unterstützung bei organisatorischen Themen rund um Personal, interne Abläufe und Unternehmensentwicklung
• allgemeine Büroorganisation und Unterstützung bei einem strukturierten Tagesablauf der Geschäftsführung

Das bringst du mit:

Wir suchen nicht zwingend den perfekten Lebenslauf. Viel wichtiger ist uns, dass du zu uns und zu dieser besonderen Vertrauensposition passt.

Du solltest:

• ein ausgeprägtes Organisationstalent besitzen
• strukturiert, zuverlässig und selbstständig arbeiten
• Aufgaben erkennen und mitdenken, ohne für jeden einzelnen Schritt eine Anweisung zu benötigen
• Prioritäten erkennen und auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick behalten
• verantwortungsbewusst und diskret mit vertraulichen Informationen umgehen
• kommunikativ und schriftlich sicher sein
• professionell und verbindlich gegenüber Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern auftreten
• sicher mit digitalen Arbeitsmitteln umgehen
• offen für neue Programme, Apps und digitale Prozesse sein
• Verantwortung übernehmen und Entscheidungen innerhalb deines Aufgabenbereiches treffen können
• Freude daran haben, Strukturen zu schaffen und Dinge zuverlässig zu Ende zu bringen

Ein gewisses Gespür für Kommunikation, Gestaltung und Social Media ist schön, aber für uns kein entscheidendes Einstellungskriterium.

Erfahrungen im Bereich Assistenz, Office Management, Verwaltung oder Organisation sind von Vorteil. Entscheidend ist für uns jedoch vor allem die Kombination aus Organisation, Eigeninitiative, Verlässlichkeit, Diskretion und der Fähigkeit, mitzudenken. 

Ergotherapie